Starting a coffee business

If you plan to open a cafe, cafe, espresso bar or start a coffee business (I use all these terms interchangeably) that is, there are several factors to consider and details to consider in order to maximize your chances of success. In this article I will focus on how to develop your idea in the operating business. How to position your business for success before opening the door. I will consider how to run this business and achieve profitability in the upcoming article.

Most people start planning their new coffee business based on their “dream” that they ideally want to have. Although this is a normal trend, it may not be the most reasonable way to start. A lot of time and energy can be wasted working on “your plan” when in fact you cannot afford what you want.

As a consultant, I have seen this many times in the past 19 years. Often, new entrepreneurs are swept away from their dreams and ultimately unnecessarily finance themselves, only to run out of money before they can open their doors to business. Those who manage to open up are usually left with almost no capital. Because few companies open on Monday and are profitable on Tuesday, having enough operating capital needed to pay your bills, employees, and themselves, until the business brings some profit.

How much capital can you raise?

If you do not have significant personal capital to invest, it would be wise for you to start the planning process by traveling to your banker. Discuss borrowing money to help finance your future business. Understand that credit institutions usually do not like to lend to catering because of the high failure rate (95%). They are even less enthusiastic if this is your first business.

As a rule, you should be ready (and able) to invest a significant portion of the necessary money personally; usually 50% or more of the cost of the project, before the bank even considers giving you any loans. Keep in mind that many bankers may do so as if financing would not be a problem during this initial investigation, but when you return to get a loan, their behavior may change, as if the first meeting never occurred.

For this reason, when you first meet them, tell them that you want honest answers and that you will base your business concept, planning, and assumptions that they really want to lend to you.

What will it cost?

Since I made financial forecasts for hundreds of coffee companies, I can confidently provide you with a realistic cost range for different coffee concepts. In determining the potential value, it is necessary to take into account many factors, in addition to the cost of equipment, lamps, furniture and contract work.

There will be expenses for professional services (lawyer, accountant, consultant, space designer, etc.), Permits and checks, small items, inventory start, marketing, preparation for discovery, etc. You will also need to set aside operating capital for paying bills, your employees and yourself, until the business becomes profitable. A good rule of thumb is to allocate 1/3 of the funds you need to work with as operating capital, and the remaining 2 / 3rds is that you actually need to plan and open a business. So, taking into account all these factors, here are some typical costs (US dollars):

Espresso bar / coffee house: from 300,000 to 450,000 dollars +

Espresso Drive-Thru: from 150,000 to 250,000 dollars +

Espresso kiosk: from 75,000 to 150,000 dollars +

Espresso basket: from 30,000 to 50,000 dollars +

Understand that there is no direct correlation between the value of the concept and the income it can potentially generate. One of the most profitable operations I’ve ever seen was an espresso cart that was located in the lobby of a large hospital in the metropolitan area. This business generated more than 1,000 transactions per day, and I calculated that annual sales should have exceeded $ 1.2 million, with profits based on profits likely to fall between $ 250,000 and $ 400,000.

Creating a business plan

When you determine which concept you can afford and want to develop, the next step is to create a well-thought-out detailed business plan. It is during this business planning process that you will begin to determine the menu items that you will serve and the other business functions that you want to enable. Your business plan should consist of 2 parts, part of the presentation and financial part ,

presentation plan should be from 10 to 15 pages and describe things like the type of business you intend to create (café, drive-thru, cart, etc.), what you will serve (sample menu) who your customers will be , the state of the industry, why consumers will choose you over competitors, how you can sell your business and any experience that you have that can contribute to success.

This plan should include high quality graphics and should look professional! If your business plan does not look professional, then why does anyone who looks at it believe that everything you do will be done professionally?

The second part of the business plan is financial forecasts This should include detailed information on start-up costs, professional services and three-year project activities.

To assess the possible future performance of a business, you will need to predict the average purchase per customer and the number of expected customers who will visit your business every day, showing growth every month and then ending up all the time. You will need to evaluate the realistic cost of the goods for your menu and all your other operating expenses. From this information, monthly financial forecasts can be created to determine potential losses or profits that should be expected from the business. It is imperative that you specify a capital reserve to cover any projected monthly losses so that your business can continue to operate, seeking profitability. Insufficient capitalization is the number one reason why people do not cope with this business!

During this financial planning process, you will determine whether all the elements and functions that you plan to include will be possible due to the fact that you have capital. If you decide to eliminate menu items or functions due to budget constraints, be sure to analyze the financial implications of eliminating these items before doing so.

Your financial plan should be combined with a presentation plan for distribution to potential lenders and investors. Real estate managers or leasing agents should only receive a presentation plan. There is no need to show your financial forecasts to real estate managers, and this may not be beneficial for you when discussing a lease agreement.

Financing

Once your business plan is complete, it's time to review your banker to secure your financing. You do not want to actually discharge the loan at the moment, but you want to receive a written commitment on financing. Try to structure the loan as a line of credit if you can, so you can draw money as needed, as opposed to taking all the credit forward and paying the full amount.

Your banker may not agree to approve a loan at this time, because you cannot tell them where your business will be, and location will be an important factor contributing to your potential success. If so, see if they are willing to give you conditional prior approval, with final approval depending on their acceptance of the location (s) you are considering. You need to make sure that you have the tools you need to develop your project before signing a lease on site!

Location search

When you have organized financing, then and only then will you be ready to look for a place for your business. Keep in mind that coffee is usually an impulsive purchase. This means that you need to find a place where a large number of people work, stay or pass on a daily basis. Places adjacent to large office buildings, hospitals, university campuses, industrial or business parks, airports, suburban train stations, performing arts centers, sports stadiums, large resorts, shopping centers and a condominium can be just great!

Your location should also be very visible and easy to access. If your business is not very noticeable, if it is difficult to find or remove it in the back of the mall, then consumers may not see it. If they do not know that you exist, they will not come to your store to buy your products. Equally important is the ease of access. If consumers can see your business, but it’s hard to get or not parking, then again there will be a limited amount of sales.

Approval of a profitable lease

Great place with a bad lease - great place! You can find a truly wonderful place, but if the rental rate and conditions do not favor your financial model, then agreeing to the fact that renting can lead to your business failing.

The challenge is to cut off your feelings from the process, so that you make decisions based on a good business sense, and not on emotions. Understanding how the rental rate and conditions can affect your chances of success is important. In many cases, the monthly volume of business broken down by month will be about 10-15 times the monthly rental rate. Therefore, paying $ 3,000 per month for a place may require from $ 30,000 to $ 45,000 a month when selling debt management services. $ 6,000 per month may require from $ 60,000 to $ 90,000 in sales.

Divide the projected monthly sales that may be required by 30, and you will see what is required in sales every day. Divide this daily sales amount by your projected average customer transactions, and now you’ll understand how many customers you should attract daily. This is a critical number that you must understand and consider when choosing a potential location. If the rent ratio at your location requires 500 client transactions per day to earn the necessary income to debit your business, you don’t want to take a place that can potentially generate 300 transactions!

The location potential for attracting customers needs to be considered in order to understand whether the location and cost of rent makes sense. In other words, a place that costs $ 10,000 per month to rent may make sense if it generates 1000 transactions per day. Conversely, a place that costs only $ 1,000 per month for rent may not make sense if it only has the ability to attract 50 customers per day!

Rental conditions can be as important as the rate. Most commercial leases are structured as a 5-year commitment, renewable by another 5. If your lender allows, you can try to structure the first lease term into smaller time increments, with YOUR option to renew.

You will always want to be able to extend the lease for a second five year period. I advise my clients not to even consider the possibility of renting for 5 years without the possibility to extend it for another 5 years. If you do not have the opportunity for renewal, there are two unpleasant incidents when the lease expires. First, if you have developed a successful business and do not have a rate previously agreed upon outside the first rental period, I can almost guarantee that your rental rate will increase after this first term expires; noticeably. Secondly, and even worse, the property manager may decide not to grant you another term. In this case, you may have to close or move your business.

One final thought about rent negotiations: never sign a lease without your professional team (lawyer, accountant, consultant, etc.).

The choice of design, layout and equipment

As soon as you have a lease agreement for a place for your coffee, construction plans for bureaucratic approval will begin. Warning: do not waste money on designer space until you have signed rent out!

At the design stage, the physical tools and procedures necessary to prepare your menu items will be defined and developed. In addition, when other business functions that you want to include, must be considered, and worked in the design.

You will also need to start making decisions about the equipment that you will acquire at this time. As you create plans for your future cafe, equipment and facilities should be included in these plans and indicated by the manufacturer and model number. Knowing what equipment you will use will be important to the design process, as all equipment sizes, as well as electrical and water requirements, must be known before space design can be completed.

When your plans have been approved by the bureaucracy, you must then release your list of necessary equipment to bid on with several companies engaged in coffee and food equipment. When you find the companies you want to purchase, find out about the delivery time required for delivery and place your order, coordinating the arrival of your equipment so that it coincides with the completion of construction. Some equipment can take up to six weeks, so be sure to place your order early enough to ensure timely delivery and installation before you begin staff training.

Although I have no place in this article to understand all the factors associated with good design and its important, read my Ezine article, "How to design and expand a coffee shop or espresso bar" for more details.

Getting the bureaucratic approval and choice of your contractor

Once you, your designer and café architect, have reached a consensus on the design and layout, you need to submit your proposed remodeling plans to the appropriate local bureaucracies for approval. After receiving approval, also secure and buy a building permit.

At the same time, you must distribute sets of your plans to several reputable, local construction companies or general contractors to get some bids for your project. You will want to choose contractors that are large enough to have a reliable network of subcontractors for electrical engineering, plumbing, flooring, HVAC and custom cabinets. An established firm will have associations with these other construction specialists, which will save you from having to look for and qualify them yourself.

Finding a contractor with previous experience in building or remodeling commercial catering enterprises can also be a real advantage. There are many special requirements and construction methods that need to be understood when working on a commercial catering business. Someone who has experience in these matters will have an excellent idea of ​​what is happening and less likely to make costly and timely mistakes.

The final decision on the contractor that you will use should be based on a combination of factors, including: price, past experience, availability, references, physical examination of other work they have done, their subcontractors network, etc. Make sure that you choose The general contractor is licensed, insured and / or connected, and will handle all necessary permissions and checks.

Complete customization of your menu, products, and suppliers, and create your office

If you redo the existing space for your future coffee business, the process will usually take about 6-8 weeks after construction begins. During this period, you will have a lot to decide, create and complete before opening your business, so do not waste this time!

В то время как планирование меню действительно начиналось с первых мыслей о вашем бизнесе и развивалось на этапе бизнес-планирования и проектирования, теперь вы должны укрепить все предложения меню на бумаге с описаниями и ценами, чтобы компания-знак могла быть заключенным контрактом, чтобы создать свои панели меню. Это может потребовать знаковой компании месяц или больше, чтобы скомпилировать ваши панели меню, поэтому начинайте рано, у вас должны быть панели меню для открытия бизнеса!

Когда вы создаете предложения по меню, вам также нужно будет создавать рецепты для каждого элемента, и из этих рецептов рассчитывается ваша точная стоимость для каждого (когда у вас есть цены на продукцию у всех ваших будущих поставщиков). Это будет важной информацией для ценообразования в меню, а также для мониторинга фактических ежемесячных показателей производительности продуктов питания против «идеального».

Цены, которые вы запрашиваете для своих пунктов меню, должны быть расчетом между тем, что набирают конкуренты на вашем рынке, и какова фактическая стоимость товара будет на основе ваших рецептов и стоимости ингредиентов, которые вы будете использовать. Если вы недооцениваете свои пункты меню, ваша стоимость товара будет высокой, а прибыльность будет непросто достичь. Если вы установите слишком высокие цены, вы оставите потребителям варианты и оправдание поиска мест с более дешевыми продуктами.

Затем вам нужно будет определить поставщиков, с которых вы будете покупать ваши товары, и открыть счет в каждом из них. Создавайте листы заказов для каждого из ваших будущих поставщиков, перечисляя все продукты, которые вы будете покупать у них, а также другую важную информацию, такую ​​как размер корпуса / упаковки и текущую цену. Этот бумажный инструмент будет необходим для анализа количества каждого элемента, который вы используете еженедельно, и позволит вам заказать для удовлетворения ожидаемых потребностей.

Помимо управления бумагами для заказа вам потребуется разработать инструменты для получения продукта, регистрации покупок и платежей поставщиков, регистрации продаж, составления инвентаризаций на конец месяца, составления бюджета и записи рабочей силы, создания финансовой отчетности на конец месяца, чтобы назвать мало. Перед открытием для бизнеса вам понадобятся все ваши офисные формы и системы. Трудно найти время для развития этих вещей, если вы подождете, пока не откроете.

Опрос, найм и обучение сотрудников

Когда вы доберетесь до 3-х недель до запланированной даты открытия, вам нужно будет разместить рекламу «помощь», провести собеседование, нанять и обучить своих сотрудников.

Определите свои предварительные потребности в персонале, устранив количество сотрудников, которые будут обязаны обслуживать ваш магазин на разных уровнях бизнеса. Например, в напряженное утро вам могут потребоваться 2 кассира, 2-бариста, человек для автобусных столов и, возможно, повар, если вы подаете готовые блюда. Но в течение медленного дневного периода вам может потребоваться только кассир и бариста, или, возможно, тот, кто может взять на себя обе функции.

Хотя не будет никакого способа точно знать, сколько людей может понадобиться до тех пор, пока вы фактически не откроете для бизнеса, ключевым является нанять достаточно людей для покрытия любых потенциальных потребностей в персонале. Вы (владелец) хотите избежать необходимости выполнять функцию работы почасово-наемного работника, потому что у вас недостаточно сотрудников. Всегда помните, вам нужно быть «капитаном вашего корабля», а не «деканом!».

Когда вы нанимаете частных лиц, записывайте их, когда они доступны для работы над расписанием, а также информация, например, сколько часов в неделю они готовы работать. Когда вы закончите день собеседования и найма, вы можете увидеть, насколько вы близки к тому, чтобы быть полностью укомплектованным персоналом, пытаясь собрать вместе график сотрудников с людьми, которых вы наняли так далеко. Если вы не можете заполнить все подарки, указанные в вашем расписании, вам нужно будет продолжать нанимать людей, пока не сможете. Когда вы нанимаете достаточное количество сотрудников для покрытия всех смен в вашем недельном графике, нанимайте на 25% больше сотрудников.

Не редкость, чтобы один из ваших новых сотрудников не появлялся в первый же день обучения! И, несомненно, это станет слишком выдающимся, что некоторые из других людей, которых вы наняли, также могут не сработать. Возьмите это у меня, вам гораздо лучше иметь еще несколько человек, чем вам действительно нужно, чем найти немного коротких. Если у вас нет дополнительных сотрудников, и один уходит, или вы должны позволить себе уйти, угадайте, кто заработает их смену? Вы делаете! И не будет освобождения от этой ответственности до вашего собеседования, найма и обучения замены. Так что мой совет, за прокат на 25%!

За 3 или 4 дня до того, как вы откроете, вам нужно будет принести (и оплатить) всех ваших сотрудников на несколько дней обучения и обучения. Вам было бы разумно разбить свое обучение на разные компоненты и создать контрольный список для каждого из них. Это позволит вам систематически преподавать своим текущим и будущим сотрудникам одинаковые знания и навыки каждый раз и гарантирует, что вы покрываете все, что им нужно знать. Учебные контрольные списки могут охватывать следующие области:

• Общая философия и политика компании / описания должностных обязанностей

• Безопасность, санитария и безопасность

• Принципы и процедуры обслуживания клиентов

• Предложения по продаже, продаже и продвижению

• Операции / политика в отношении кассовых операций

• Эспрессо и основы для обработки молока

• Подготовка горячего напитка (включая приготовленный кофе, чай и т. Д.)

• приготовление замороженных и смешанных напитков

• Подготовка и обслуживание продуктов питания

• Обслуживание «Перед домом»

• Понимание розничных товаров, которые мы продаем

• Промывка посуды, обслуживание оборудования и очистка в конце дня

После того, как ваши сотрудники получили возможность практиковать свои навыки, разделите своих сотрудников на несколько групп и выполните макет службы, если одна группа работает за прилавком, а другая группа выступает в качестве клиентов. Они должны поочередно играть «клиентов» и «рабочих», а также принимать заказы, звонить в кассу (в режиме практики) и делать напитки.

Задачи в последнюю минуту

Вам нужно будет разместить все вступительные приказы на расходные материалы и координировать доставку большинства предметов, которые должны произойти в течение 3-5 дней до открытия (но после окончательного осмотра здоровья до открытия).

Вероятно, вы столкнетесь с несколькими днями между тем, когда закончите нанимать своих новых сотрудников, и когда начнется их обучение. Попросите новых сотрудников, если они захотят войти и работать (вы их будете платить), чтобы помочь очистить и подготовить место для открытия. Когда строительство будет завершено, потребуется тщательная очистка всего магазина. Для удаления строительной пыли и остатков необходимо очистить столешницы, внутренние шкафы, полы, светильники и окна. Кроме того, может потребоваться установка стоек для хранения, сборка мебели, вытирание холодильников и оборудование, тестирование и калибровка оборудования. Прибытие продуктов питания и бумажных изделий необходимо будет открыть и хранить в надлежащих местах. Перед тем, как их можно будет использовать, необходимо будет вымыть новые контейнеры для хранения пищевых продуктов, инструменты для кофеварки и другие мелкие изделия. Используйте своих новых сотрудников, чтобы помочь со всеми этими задачами, и вы избавитесь от значительного беспокойства и грязной работы!

Удостоверьтесь, что вы и ваш подрядчик просмотрели список всех необходимых окончательных проверок, разрешений и лицензий и запланировали завершение всех этих действий, чтобы определить, когда вы можете быть готовы к открытию для общественности.

Наконец, подумайте о проведении пригласительного торжественного открытия, вечером или двух, прежде чем вы откроете для публики. Вы хотите отправить приглашения за 10-7 дней до мероприятия. Пригласите своих друзей и семью, подрядчиков, которые выполняли работу, владельцев окружающих предприятий, торговой палаты, местной газеты и телевизионной станции, начальника полиции, мэра и т. Д.

Пятница или суббота, как правило, хорошие дни для проведения этого мероприятия. Сделайте это открытым домом, скажите: «капля в любое время между 4PM и 8PM для бесплатной выборки меню». Вы не захотите, чтобы все приходили в одно и то же время, так как ваши сотрудники будут по-прежнему недорого делать напитки и обслуживать клиентов. Вырезать куки, десертные батончики, десерты и панини, в кусочки размером с укусом, и поместить их в сервировочные лотки в столовой. Приветствуйте гостей, когда они прибудут, и поручите им заказать любой напиток из меню, которое они хотели бы, и помочь себе в ваших образцах пищи.

Как владелец, это ценный шанс для вас подключиться к потенциальным будущим клиентам и побудить людей из вашего сообщества, которые могут помочь рассказать о вашем новом бизнесе. Это также отличный шанс для ваших сотрудников овладеть опытом, с некоторыми быстрыми интервалами в бизнесе, которые лучше подготовят их, когда вы откроете для публики. Ваши гости будут прощать, если для их напитков потребуется немного больше времени, чем ожидалось, потому что все бесплатно! Удостоверьтесь, что каждому гостю предоставляется домашнее меню и купон на бесплатный напиток, прежде чем они уйдут. Вы должны быть в состоянии превратить некоторых из этих гостей первой ночи в своих первых постоянных клиентов.

Ваш вернисаж

Если вы откроете для публики не за горами, убедитесь, что все последние детали были представлены. У вас есть изменения для ваших кассовых ящиков и резервный банк изменений? Знают ли ваши сотрудники, когда они работают, и есть ли у них копия их расписания? Вы поставили заказ на выпечку, который должен быть доставлен утром вашего открытия?

Если вы будете работать с компьютеризированной системой кассовых аппаратов и ее " операция для вас нова, возможно, было бы разумно заплатить за помощь на месте в первый день, когда вы открылись. Если у сотрудников есть вопросы или увязнуть во время транзакции, то наличие кого-то там, чтобы сказать им, что делать, может быть неоценимым.

Когда вы, наконец, откроете, осознайте, что первые две недели будут самыми трудными и важными. Вам нужно потратить почти каждый час, когда вы открыты для бизнеса, в течение первых 7-10 дней, между кассиром и баристами, слушая все, что они говорят, и наблюдая за всем, что они делают.

Вы должны обеспечить их интенсивной, неустанной, подробной инструкцией и помочь им, когда это необходимо. Вы захотите убедиться, что ваш кассир следит за вашим обслуживанием клиентов и наводящими на продажу протоколами продаж, и что они обрабатывают наличные деньги и делают правильные изменения. И вам нужно будет контролировать свою баристу, чтобы убедиться, что они выполняют все процедуры, необходимые для производства отличных напитков, и что у них возникает чувство неотложности, чтобы сделать это эффективным и эффективным с точки зрения времени способом.

Новые сотрудники гибки, поэтому важно усовершенствовать и исправить все, что они делают в течение первых недель (ей). Если они начнут учиться хорошим навыкам, то с минимальным управлением они будут продолжать использовать эти привычки, потому что это единственный способ, которым их учили. Но, если их оставить в покое, с минимальным или без надзора в течение первых недель или двух, то они будут чрезмерно развивать свои привычки, и они могут быть менее желательными, и их трудно изменить.

Ваша первая неделя бизнеса будет временем возбуждения и опасений. Вы будете с нетерпением ждать, мечтая о вашем бизнесе. потенциальные, но сталкиваются с проблемами, поскольку вы совершенствуете свою деятельность, занимаетесь проблемами сотрудников и соглашаетесь на повседневные процедуры и дисциплины, необходимые для успешного функционирования магазина.