During the life of a person, a person accumulates a lot of knowledge and experience in a certain area. Coaching is the art of conveying this knowledge and experience to less experienced or experienced fellows in a structured and meaningful way. This can be in the form of individual coaching, where you will have one student and will focus solely on their needs or can take part in a training session for several students.
In any case, in order to perform this function in the best possible way, a trainer in the workplace must understand how adults learn and how to address their learning styles.
Knowing how adults learn will enable coaches or trainers to make sure that the learning process is directed specifically at their audience and provides the maximum benefit for the student. The basis of adult education include:
Adults often feel uncomfortable in a learning situation. The trainer must:
- Recognize the skills and experience that a student already has,
- Avoid embarrassing a student who makes a mistake.
- Acknowledge the efforts of the student, even if the task is not entirely correct.
- Praise good work.
For optimal transfer of learning, an adult should be actively involved in the learning process.
- Let the student perform parts of the assignment.
- Avoid long periods when the student simply watches and listens.
- Ask frequent open-ended questions.
Adults like to work on problems and examples of real life.
- Give them practical examples and real-life scenarios.
- Share your knowledge and experience by talking about how you made the topics discussed really working.
Adults want to use new skills acquired as quickly and as often as possible.
- Give the student the opportunity to use skills by setting a real life problem or test.
- Plan training sessions with the needs of the department so that the student can immediately use the skill.
Adults like to have prior knowledge and experience.
- Ask the student what parts of the task they can already complete.
- Let them show you.
- Recognize genuine remit.
- Do not be afraid to learn from the student.
Adults want to be able to ask questions and debates.
- Encourage the student to stop and ask questions.
- Pause throughout the workout and ask if there are any questions, comments, or observations on the material under discussion.
- Thank the student for asking questions.
Adults should see training appropriate to their goals.
- At the beginning of the session, determine WIIFM (“What is for me”), i.e. How will coaching benefit the student?
Adults have different ways of learning.
We are all human, and therefore we will be different in that we prefer to study a new task:
- Some will want to complete the task and learn from mistakes.
- Some people will want to monitor the implementation of the task in the first place, and then figure out how to do it in their minds before performing this task.
- Some would prefer to read about the task before they do it.
- Some need a visual map.
- Some would prefer to listen to instructions.
As a coach, some simple preliminary steps can significantly improve the quality of your training;
- Do not assume that the student will want to study just like you.
- Ask the student how best to learn, and include their answer in the design of your study.
Determining Coaching Needs
Before any training can take place, the need for this training must first be properly defined and structure created. Factors that may influence the decision on whether to be trained may include:
Request for college tuition - If you have accumulated extensive knowledge and experience in a task or role in your organization, the college may turn to you and ask for help. If time permits, you can teach them certain skills or knowledge about which they approached you. This is an informal coaching agreement designed to help the college become better in their roles.
Your own observation and experience - As a leader in the workplace, you must ensure that any personnel under your supervision can effectively and efficiently carry out the tasks entrusted to them. Proper performance of work not only affects self-esteem, human health and safety, but also affects the performance of the organization — if the work is done correctly, there will be less mistakes, time and cost. Therefore, the manager should train (or organize coaching) any employee who does not work to the best of his abilities. Thus, it becomes a formal coaching organization, as it is done both with the dignity of the college, and with the organization.
Direction from management - Coaching sessions can also be subject to organizational policies. Personnel regularly under annual assessments and as part of this assessment it may become apparent that additional training is required for the employee concerned. This may be due to:
- employee cannot complete organizational objectives
- success planning for the employee with whom they take care of greater responsibility in the organization and require further training to perform new and more complex tasks.
- the introduction of new policies, procedures or equipment that require coaching of personnel related to these issues.
How the coaching session is structured will depend on the identified need. An informal coaching agreement will reliably remain free, with instructions provided as far as possible when a formal coaching agreement requires a more structured approach;
- a training schedule will be made
- permits and approvals for training will be provided by the respective managers or managers
- training requirements and standards for training would be discussed and agreed. For example, depending on the task that you need to be trained, you must consider the appropriate organizational or industry standards (if applicable) in coaching sessions.
The importance of standards.
A standard is a statement or illustration that describes the required level of performance that an employee must demonstrate in order to be competent in a given task. Standards are needed as a guide for both the trainer and the student.
In the absence of any clearly defined, communicated and understood standard of performance, no matter what the student does, this is correct.
Look at the above statement. In the absence of any clearly defined, communicated and understood standard of performance, the student / employee does not know what is expected of them, and the work they do may well fall behind the acceptable level. Who is to blame here - a worker or a company, for the fact that he did not tell the worker exactly how this work should be done? You can not blame the person for the incorrect performance of the task - if there is no standard e to follow!
Standards are an indicator of how tasks and actions should be performed EVERY AND EVERY TIME. It provides:
- The fact that the company's products or services are of consistently high quality.
- That the employee knows exactly what they need to do in order to properly perform their duties.
- The fact that there is no confusion in the workplace at any level, what needs to be done and how it should be done.
Standard categories
Standards can fall into a number of categories, including:
- Time
- the weight
- Height
- length
- the form
- Smell
- Correct number
- Number of rings
- temperature
- texture
- Angle
- Colour
- Taste
- Attitude
For example:
Number of calls: phones must be answered within 3 rings ,
Time: we will deliver your pizza to 30 minutes or it's free.
Weight: each box of chocolates should weigh 250 g ,
Height: each pole barber shop should be 2 m tall ,
These standards are very specific - leave no doubt about what needs to be done to meet the requirements of the organization.
Quality Standards
As you can see, specific standards improve work efficiency and leave no room for error on the part of the staff. When standards are developed by an organization, they must be set in certain terms so that a real measure can be taken. For example;
measurable
"250 grams" against the "big"
"35 degrees" against "hot"
Specific
“No leakage” versus “properly filed”
brief
Chart or photo or word definition
Agreed
Standardized across the company compared to different standards in different places.
The quality of standards should be clearly understood and should not leave any doubts. In the above grid under “measurable”, for example, this means that the word “large” is not an acceptable indicator of standard quality, i.e.
"Bag of sweets should be big"
will mean different things to different people, so what you end up with can vary greatly. The best quality standard will be:
"A bag of candy should weigh 250 grams"
The standard should also be specific;
"Coffee must be served properly"
doesn't really tell you much does it? Which components work correctly? Much better to say.
"Coffee should be served without spill"
Documentation standards are also important. When placing on paper, it is recommended to use diagrams, slides, flowcharts, photographs, etc., where it is possible.
Example:
Mister. Adams took over the job as a training and development manager for a large solicitor firm. One of his first tasks was to create a training record for the assistant company administration. After observing the work and talking with the administration assistant, Mr. Adams defined the main responsibilities;
- To operate office equipment.
- Provide word processing support.
- Greet and handle customers.
Using clause 1. Above, he then split each debt into key tasks, for example;
Duty 1: Office Equipment Management
Tasks:
- Fax documents
- Photocopies of documents
- Use the telephone system.
Mister. Adams also realized that it was necessary to specify actions for each task and minimum acceptable level of performance for these activities. Applicable standards;
Task: send facsimile documents.
Events:
- All faxes sent with header
- The header page must be completely filled with the correct fax number.
- send a fax
- A completed fax must be printed "sent"
- The time and date of shipment must be recorded.
- The fax is returned to the sender with the title page attached.
This information was then structured to include standards for which each action must be performed, as well as any general knowledge that a person may require in order to be able to define a task. For example; where to find customer details or find fax heads
Identify specific coaching needs
When teaching it is possible that the student is already competent in some aspects of the work. Before you can develop a coaching program, you must first determine the level of training that is required. The process of determining it is known as learning needs analysis. To do this analysis, you should be able to:
- Identify all the tasks that the student must complete in order to complete their work in accordance with the required standards (desired state).
- Determine the tasks that the student can perform (current state).
- Focus learning on tasks that do not meet the required standards.
Discussions with colleges and supervisors
One of the most effective ways to determine a learning need is to simply
- discuss the issue with the appropriate employee
- discuss requirements with the head of staff
- direct observation of the employee performing the task
It should then be possible to determine the level of current competence and develop a training schedule for staff training in an area where they are less confident.
Organization of training sessions
After you have established the coaching requirements, you need to organize a session. Coaching sessions can be held in different contexts, including:
- in the workplace during working hours - where you work with a student during your normal working day, watching how they perform the task during the workout. This method has the greatest impact on the daily, day-to-day business of the enterprise, since it is carried out during working hours, and other employees may require that some workload be done by the students.
- before or after work. Shorter coaching sessions can be arranged before starting work during the day or after closing a business. There are a number of advantages for this method, since a coaching session does not affect the operation of a business, but it provides all the necessary equipment and resources to perform work in accordance with organizational standards. It can be difficult for me, however, to convince the student to add extra hours if they are not paid for their time. This will be a problem to manage the organization.
- in a simulated location from the actual workplace. This will work best when several students are trained. A place is reserved, possibly on board or in the conference hall of the organization, or on the equipment of the training organization. This affects the day-to-day work of the organization, since, again, other employees must perform tasks that are usually performed by students.
Before deciding on a coaching method, you need to clarify and ensure certain points;
- Discussions with managers and supervisors to ensure that the employee can be removed from their duties during the entire training session
- Informing work collections that coaching for an employee should take place and that this is likely to affect the results of the department’s work
- Organization of the time and date of coaching
- If necessary, organize a venue or training room.
- Ensure that all necessary resources are available for proper coaching. For example, if coaching involves the use of machines or equipment, then access to these machines or equipment should be available.
So, the first steps to successful coaching;
- Understand how adults learn, so you can make the most of them for learning.
- Understanding the standards for the task
- Determining what a student can already do to the required standard
- Determining what training they still require in order to be fully competent
- Outline the main program and organize the training that will take place at that time, date and place in accordance with all interested parties.
Explaining the purpose of coaching
You know who your student is, you know what they can already do, you know what they need to learn and what their learning style is. Now you need to make sure that the student understands the coaching process. You must explain;
- reason for the training session / s. Let them know why they are being given this training. Causes may include;
- planning a job promotion - taking their next step in their career
- they are currently unable to complete their tasks according to organizational standards
- A new policy or process has been introduced that requires retraining.
- they were given additional responsibilities to perform as part of their work
expected output. Students must understand;- what they can do as a result of learning
- what benefits they will get from learning
- how learning can influence their future with the organization
structure of the training session / s. students must also understand;- how will be trained (at work, outside work)
- how long will it take
- time, date and place of study
- how they will be judged by their training and so on.
The student also needs to know exactly what they will learn, and how this training will apply to their work. For an organization to be successful, the work performed must be conducted at a consistently high level. This requires knowledge and skills for each task. The reinforcement of knowledge indicates the essential knowledge needed to complete tasks or adopt effective skills, such as:
- ingredients or ingredients
- knowledge of products or services
- principles underlying skills such as communication and sales
- reasons for doing different tasks
- legislation, OHS and hygiene requirements.
In short, the types of things that a person must KNOW in order to perform a task properly.
Skills that need to be taught are usually those that do not require formal or advanced training, but short, commonly used tasks, such as:
- customer service skills
- technical or practical skills such as operating equipment, making or completing documentation
- sales or promotion of goods and services.
Короче говоря, типы вещей, которые человек должен уметь делать, чтобы выполнить задачу должным образом.
Clear communication
Во время тренировки важно четко и наглядно общаться на языке и манере, которые ученики поймут, и чтобы все стили обучения были адресованы. Формула для эффективного использования EDAF : объяснять, демонстрировать, иметь активность и давать обратную связь.
explain - Что должно быть сделано. Это позволяет учащемуся слушать, пока вы объясняете процесс того, что нужно сделать. Объяснение может включать в себя справочную информацию и историю, чтобы ученик полностью понимал, что делает задача, и почему это нужно делать определенным образом. Объяснение лучше всего подходит для слуховых учащихся.
demonstrate - как это нужно сделать. Следуйте вербальному объяснению с демонстрацией того, как должна выполняться задача. Это позволит учащемуся преобразовать то, что они услышали, на визуальную картину задачи - усиление обучения. Демонстрации привлекательны для зрителей.
Events - позволить учащемуся выполнить задачу. Объяснив процесс словесный и получив визуальную демонстрацию, обучение может быть снова усилено, позволяя ученику практиковать эту задачу. Практические возможности привлекают кинестетических учащихся.
[TIP] Предоставление студентам возможности практиковать новые навыки или знания укрепит опыт обучения и предоставит тренеру возможность наблюдать за учеником и обеспечить, чтобы они теперь могли фактически выполнить задачу до требуемых стандартов. Практические возможности могут включать:
- Ролевые игры - где студент должен сыграть роль в тщательно построенном сценарии - внедрить свои новые навыки / знания
- Демонстрации - возможности для студента поместить новые навыки / знания в непосредственную практику на рабочем месте или в имитируемой (классной) среде.
- Дискуссии в классе - где учащиеся могут обсуждать свои идеи и мнения о теме обучения со своими сверстниками и тренером - демонстрируя свои знания.
Feedback - дать конструктивную обратную связь о производительности учащихся. Наконец, важно обсудить работу учащихся по задаче; указать, что они сделали хорошо, и дать им практические советы о том, где они могли бы улучшить. При необходимости повторите процесс EDAF, пока они не устраивают новую задачу.
Отзывы о производительности учащихся чрезвычайно важны. Это возможность для тренера и ученика обсудить прогресс. Обратная связь всегда должна быть позитивной и конструктивной. For example:
- Как вы думаете, что вы вошли в эту задачу? & # 39; Позволяет студенту задуматься о своей работе и обсудить любые вопросы, которые, по их мнению, у них остались.
- Что, по-вашему, вы могли бы сделать лучше? Указывает, что задача была, иногда, не завершена успешно, и дает студенту возможность обсудить, где они поступили не так.
- Хорошая работа .. возможность улучшить еще несколько может включать ... Как вы думаете? Предоставлял похвалу, в то же время предлагая, что есть возможности для улучшения и обсуждения.
Если основной принцип EDAF применяется к сессиям коучинга, не должно быть причин, по которым урок не будет успешным;
- Вы объяснили и продемонстрировали процедуру
- Вы дали ученику возможность практиковать задачу для себя
- Вы предоставили им отзывы о своей работе
Следующим шагом было бы позволить им выполнять задачу как часть повседневной работы и следить за их прогрессом
Последующий тренинг
После того, как коучинг продолжается, прогресс необходимо отслеживать и сообщать до тех пор, пока обучение, очевидно, не будет установлено, и студент стал бы комфортно с их новыми навыками. Это можно сделать через;
- Продолжение наблюдения
- Обсуждения со студентом и / или руководителем
- Обсуждения с руководством
Важно следить за успеваемостью студентов в течение определенного периода времени после их обучения, чтобы требуемые стандарты соблюдались последовательно, и ученик не возвращался к старому способу. выполнять свою работу.
Определение проблем производительности или трудностей
Иногда проблемы или трудности могут возникать во время или после обучения. Ученик может испытывать трудности с изучением новой задачи или может иметь проблемы с задачей, как только они вернутся в свою обычную повседневную жизнь. Проблемы с производительностью или трудности могут быть связаны с:
- застенчивость или недоверие. В некоторых случаях у ученика нет уверенности говорить, когда они не понимают, что они должны делать. Чтобы обойти эту проблему, тренер мог;
- задавать вопросы по мере прогрессирования обучения - например, «имеет ли это смысл» или «как вы думаете, что этот новый процесс влияет на вашу роль?» Египет аналогичные вопросы. Тренер мог также заставить ученика выполнить задание несколько раз, чтобы убедиться, что ученик понял, что от них требуется по наблюдению.
- разбивка коммуникаций - сообщение может сломаться во время тренировки по ряду причин, в том числе;
- иногда разные стили общения могут мешать учебному процессу. Визуальный человек может быть очень ярким. в то время как кинестетический человек может быть подавлен и консервативен - смешивание этих двух может привести к тому, что более подавленный человек сможет уйти. В этом случае тренер может попытаться сопоставить стиль общения со студентами.
- Один-вверх-ИЗГОТОВЛЕНИЕ. Иногда может случиться, что человек, которого нужно обучить, некоторое время работает на работе и возмущается идеей обучения, особенно если тренер моложе или не был в компании до тех пор, пока студент. В этом случае тренер мог бы воспользоваться опытом ученика, задавая вопросы об истории своей работы и о том, как они думают, что новые процессы / задачи могут принести им пользу и их роль. Это делает студента партнером в процессе обучения, а не тем, который нужно обучать.
- языковые барьеры - могут вызвать проблемы во время тренерской сессии. Если ученик не понимает, что от них требуется, тогда им будет сложно рассказать о том, что сказано в задаче. Именно здесь главный принцип EDAF пригодится, поскольку тренер не только объяснит этот процесс, но и продемонстрирует его, так что студент сможет оценить, что нужно сделать, а также предоставит студенту возможность практиковать задачу что они действительно могут сделать то, что нужно сделать. Объясняя задачу, тренер должен четко говорить, избегать сленга и жаргона, и проходить процесс один шаг за раз в логическом потоке.
- недостаточная возможность практиковать - практика, как говорится, делает совершенным. Идея в учебной сессии - научить ученика выполнять задание по требуемому стандарту. Лучший способ сделать это - позволить им практиковать - если потребности будут снова и снова. Не позволяя студенту достаточно времени и возможности попрактиковаться в новых навыках, он поражает цель их обучения.
- несоответствующие обстоятельства для коучинга - это может стать серьезным препятствием для успешного обучения. Несоответствующие обстоятельства могут включать:
- недостаточное время для тренировки. Если время не было одобрено руководителями и / или менеджерами, тогда студент может осознавать тот факт, что им приходится возвращаться к своей работе, чувствовать себя бросившимися и неспособными сконцентрироваться должным образом.
- неподходящее место для тренировки - в зависимости от характера работы, обучение на рабочем месте может быть громким и отвлекающим. Например, если обучение будет проходить в офисе студента, они могут быть отвлечены на телефоны и другие сотрудники, которые приходят и выходят. В этом случае лучше провести сеанс с рабочего места.
Отчетность о прогрессе
Тренировочный персонал является неотъемлемой частью политики в области управления персоналом в большинстве организаций и может составлять часть плана их персонала, а также влиять на их бюджеты персонала.
Это означает, что результаты обучения могут повлиять на сотрудников;
- прогресс в организации - получение рекламных акций
- решения о повышении заработной платы из-за повышения уровня квалификации
- будущее с организацией в целом - например, обучение, возможно, было правильным для сотрудников плохих привычек работы. Результат обучения будет означать, что они либо сохраняют свою работу, либо нет.
Поэтому очень важно своевременно и своевременно сообщать о успехе студента руководителям или руководству.
Отчеты о ходе работы могут включать такую информацию, как:
- первоначальная цель обучения
- вне зависимости от того, является ли теперь ученик компетентным или нет
- конструктивная обратная связь относительно отношения студентов к обучению и их способности справляться с изменениями
