Content
Profitable opportunity
- Is your multi-unit property a candidate for utility billing?
- Will billing utility really improve my cash flow?
- What are the additional benefits of utility billing?
- Will the utility of billing increase my property value?
- What is the difference between swap, RUB and fixed rate?
- What are the relevant rules and regulations?
- Will billing for utilities affect my job share?
- What am I doing?
- Can I install a swap system? Do i need
- How to sell utilities to residents
- Accuracy and timeliness of billing are crucial.
- Resident support
- Improving free cost recovery
- Management and exchange of billing data
- Using Billing Service Providers
- Bonus: analysis of statistical data applied to the payment of utility bills
Over the past couple of years, many apartment owners have been cooking in a virtual financial oven. The high unemployment rate has led to an increase in apartment vacancies, downward pressure on rental income, a multitude of fakes and a decrease in the value of the property. 2010 does not seem to be improving. National vacancy rates, according to the requirements of Multifamily Executive Magazine, show that the share of national vacancies will be 8%, and income per unit will fall from $ 928 (fourth quarter of 2008) to $ 829, or $ 99 for one year.
Although not the brightest prospects, some owners of apartment buildings have the opportunity to instantly increase cash flow with little or no upfront investment and without any additional vacancies. If this sounds like the sound of a crazy person, it is not. Apartment owners who currently pay for water, gas, or electrical expenses in their property can use a significant revenue stream, especially if these complexes are located in states such as Colorado.
Profitable opportunity
For discussion, suppose you have 100 units of the complex, and you pay all the costs of water and gas. Estimate that your average water meter is $ 3,000 per month and your average gas bill is $ 6,000. If you transfer these costs to tenants by implementing a resident billing program, you can recoup approximately $ 108,000 per year. Your net operating income (NOI) increases by $ 540,000 in five years! If you plan to sell your residential complex in the future, the switch to utility costs for residents can be compensated for taking into account the increase in capitalization or "marginal" rates and the cost of property. Here's how:
The option ratio is defined as the ratio of net operating income to an asset and its capital costs. Simple formula: Cap Rate = Annual NOI / Apartment Asset Value.
Suppose your complex has the following characteristics (before billing for utilities):
- The value of apartment assets = 4,000,000 US dollars
- Annual NOI (old) = $ 280,000
- Cap Rate = Annual value of NOI / apartment assets = 280,000 USD / 4,000,000 USD
- = 0.7 or 7%
Now let's see how the speed limit affects after you have initiated the utility billing program:
- The value of apartment assets = 4,000,000 US dollars
- Annual NOI (new) = $ 280,000 + $ 108,000 = $ 388,000
- Cap Rate = annual cost of assets NOI / apartment
- = $ 388,000 / $ 4,000,000
- = 0.97 or 9.7%
This is an increase in speed of 39%! These are exciting and achievable numbers!
If you are intrigued, read the “secrets” you need to know, which will save you a lot of frustration, time and effort. This report presents 15 themes and a bonus idea that will help maximize the profitability and effectiveness of your utility billing program.
1. Is your multi-apartment property a candidate for utility billing?
If your property is “primary” for any of the utilities — water, gas, or electricity — and you are currently paying these costs, you are probably a candidate for utility bills or a utility billing program. The utility allows you to effectively transfer utility costs for tenants. (Note: in sets with master meters there is data on the use of utility fixtures for several apartments.)
The second test is to find out if the use of billing is allowed in the city, county and state where your property is located. The Public Service Commission is the first place to start. If billing is allowed and your property is essential, we recommend that you start.
2. Will the billing utility really improve my cash flow?
The billing utility will completely improve cash flow and do it right away. To determine if this will increase your savings, check out the master counter accounts for the past twelve months. Suppose that the total bill for water and gas is $ 7,000 per month.
Estimate the amount you can allocate for general utility expenses, such as leasing an office and hall heating, coin-operated gas dryers, landscape irrigation, or a swimming pool. Set the total area deduction (CAD) amount to 15%. In some states you need to deduct a reasonable CAD from the amount you pay to the tenants. However, in other states it is allowed to charge back the entire utility bill, including the part allocated to general areas.
Here is what you can expect from a cash flow perspective:
- Monthly utility bill = $ 7,000
- Deduction of the total area (CAD) = 7,000 USD .15 = 1,050 USD
- Positive monthly cash flow effect = $ 7,000 - $ 1,050 = $ 5,950
This corresponds to an annual increase in cash flow of $ 71,400. It is convincing!
3. What are the added benefits of paying bills for services?
Billing utility usually changes your cost structure for the better. Tenants receive financial responsibility for the gas, water and electricity that they use, and before introducing them, use the resources more wisely. In fact, when mixing is used to measure individual consumption and billing residents, there is usually a reduction of as much as 35%. It will be difficult for you to find another investment that will reduce the consumption of utilities to such an extent.
Billing also isolates owners from the rapidly rising utility prices. If you pay for utilities and accumulate prices, you are stuck in a bag, unable to increase the rent to cover higher costs. Tenant billing effectively separates utility costs from the rental structure, making your property more attractive and competitively priced. It has been shown that, although it is not as important as savings on savings created by swapping, even the utility ratio of the billing system (RUBS) reduces consumption by as much as 5%.
4. Will the cost of my service increase?
Billing for water, sewage, electricity or gas increases the multi-apartment properties of real estate by improving cash flow and NOI. If you consider the example at the beginning of this report, moving the costs for water and gas previously paid by the owner, the tenants are allowed to increase the rate by 2.7 times (7.0 to 9.7). This accounts for 38% of the elevator. If the owner subordinates his property to start a billing program, the investment of this equipment will significantly increase the value of the property.
5. What are the differences between the swap method, the RUBS and the fixed rate?
If you decide that utility billing may be a practical pursuit for your apartment community, here’s a basic explanation of the various options. Some of the methods for calculating utility bills include:
- Submetering
- Total Payment System (RUBS)
- Rent.
> Submetering
The selection includes the installation of a water, electricity, gas or heat meter in each tenant’s facility, which will directly measure utility consumption. The meter readings and monthly utility rates are used to calculate tenant bills.
Submetering is the most fair way of invoicing tenants, because they only pay for what they use and they are rewarded financially when they save. Submetrization is not free and requires the initial investment of the owner. Sweeping systems vary in price from $ 150 to $ 400 per unit depending on the utility used. If you manage a tax credit, affordable residential property, a swap is required to pay tenants for utilities.
> Ratio billing accounting system (RUBS)
The RUBS system or “utility payment system”, although not so fair, is very popular because it does not require capital expenditures. The costs of utilities can be calculated on the basis of utility bills, apartment placement, apartment size, number of beds, or some combination of factors.
Many apartments have a piping configuration that does not support the installation of separate water meters. Some of them use central heating systems - for example, the emission of the main board, fan coils, furnaces, which do not allow the installation of separate gas meters. In these cases, an excellent alternative is billing in rubles.
> Flat rate
When billing at a fixed rate, you decide on a fixed amount to the landlord for electricity, water, gas, garbage, the Internet, cable, etc. Owners may charge various fees to tenants who have more residents or larger apartments, but the number is known expected. Fixed-rate payments rarely encourage retention, but allow owners to recover some of their utility costs. This is a simple process to begin with, but it can cost you money if you do not accurately estimate your annual utility costs.
6. What are the relevant rules and regulations?
The rules and regulations governing utility billing and mixing vary by city, county and state where your apartment complex is located. These rules are subject to change and periodically.
To cite a few examples, in the city of San Diego, the city council is reviewing a regulation requiring new multi-family housing complexes with three or more units to install water sweepers. In addition, the existing substations will be replaced by existing residential complexes replacing their water systems.
The state of Georgia became the first state to require multi-unit, commercial and industrial buildings, which are allowed after July 1, 2010. In addition, the state strongly encourages existing multi-family residences to follow suit and introduce footnotes.
When implementing a utility billing program, the owner, property manager, or billing provider is typically used to include a service charge for calculating, printing, sending out, and collecting utility bills. In Texas, this fee must be paid by the property owner. If, however, the property is suspended for water, the billing charge may be transferred to the tenant.
In the state of Colorado, apartment block owners can “bill” the entire utility bill, including general utility bills. This is acceptable if, of course, you do not manage the property of a tax credit, and RURS is not allowed at all.
You can see from these examples that the rules for billing and paging utilities vary widely and require some kind of research to know what is and is not allowed. In almost every case, you will need to adjust your rent to allow utility billing.
7. Will utility billing affect my vacancy rates?
Will the redistribution of owners paid to utilities and utilities increase the vacancy rate? Definitely. May be. The truth is that some tenants may leave as a result of this change. It is our experience that the impact is very minimal and rarely causes residents to leave ... until they are informed about the upcoming changes.
In the best cases, you run a utility cost recovery program, no one leaves, and your net operating income grows. Let's see what happens in “not the best cases.”
Your apartment complex has 100 units, and the average rent is $ 680. As a result of your new utility billing program, assume that 3% of your tenants (a very large number) will leave and it takes six months to fill these vacancies. Lost rental income:
- Tenants released = 100 3% = 3
- Lost rental income = 3 x $ 680 x 6 months = $ 12,240
Now compare the lost rental income with the profit from your reimbursement for utility costs. Assume:
- Monthly restoration of service cost = 3,000 USD
- Increase in revenue = 3,000 x 6 months = 18,000 USD
- Lost rental income = $ 12,240
- Net income impact (with 3% vacancy) = $ 18,000 - $ 12,240 = $ 5,760
For this analysis, the percentage of tenants who leave is a “high” estimate, and the estimate of cost recovery is “low”. These numbers are conservative, not what you expect in most cases. Moreover, new tenants who move will do so with the understanding that they are responsible for their own utilities.
8. What am I doing?
The multi-family industry is very competitive, and testing competitive residential communities in your immediate area is reasonable. Observe if nearby complexes include utilities in their rental structure. If they do, the next question is: should you be a “maverick” on the block, and the first should be the score?
In almost all cases, the answer is "yes." Studies show that rental costs and amenities are a more significant factor when a tenant makes a decision about where he / she is going to live compared to utilities included or not.
If competing complexes are paid by tenants for utilities, they already receive the remuneration you want to receive for your property. It will be a little bit to be late for a party, just don't miss it at all.
9. Can I install a swap system? Do i need
Most residential complexes support the installation of a water, gas, heat or power supply system. For example, if each unit in your building has a single water supply line with a separate shut-off valve or no more than one line for hot water and the other for cold, the likelihood that you can perform an outsole. The plumber must install the actual measuring device, but he will capture all the water used in the apartment and can be used for billing tenants.
If, on the other hand, the units in your complex have several pipes that supply water, you will need to install a meter on each line to capture all the water used in the apartment. This is usually prohibitively expensive, since utility bills vary in price from $ 200 to $ 400, and installing several of them in each unit will be very expensive. Several waterways are often hidden behind walls and ceilings, not having easy access. This increases the cost of plumbing. In these cases, the preferred solution is RUBS.
Accelerated Payback
If your property supports mixing, the next question is: “Should the system be installed?” For 100 units of the complex, you can estimate $ 20,000 - $ 40,000 for the system to be implemented and ready for invoicing. The payback period ranges from 12 to 24 months. After this time, the amount of money that you generate as a result of billing for tenants will exceed the value of your investment in submission. This return on investment (ROI) is hard to beat!
> Benefits of conservation
In terms of conservation, there is no better way to reduce the consumption of utilities than on the outsole. Tenants will use utilities more intelligently if they are financially accountable for their consumption. Исследования и прямой опыт показывают, что после погружения использование может быть сокращено на целых 35%, а иногда и больше.
Низкое потребление коммунальных услуг выгодно для вас и для арендаторов. Например, если вы принимаете вычет общей площади, скажем, 15%, он основывается на общей сумме счетчика мастер-метра. Если счет за коммунальные услуги снижается, вы экономите деньги.
Submetering также является самым справедливым способом для выставления счетов, потому что резиденты взимаются только за коммунальные услуги, которые они используют. Кроме того, с помощью средства для измерения фактического использования на основе поэтапного основания вы можете обнаружить:
- Утечки и потери воды
- Неисправные системы ОВК
- Как свойства сравниваются с точкой потребления коммунальных услуг
- Проанализируйте модели использования резидентов.
Значимость данных подметок примечательна и может использоваться многими способами для повышения энергоэффективности вашего имущества, что крайне снижает затраты.
10. Как продавать коммунальные услуги жильцам
Если вы переходите от модели, включенной в «коммунальные услуги», к той, где платят арендаторы, вы захотите «продать» предстоящие изменения и как это повлияет на арендаторов. Первым шагом всегда является подписанный договор аренды, в котором говорится, что вы будете оплачивать коммунальные услуги. Если вам требуется пример аренды, свяжитесь с нами.
Многие владельцы запускают программу выставления счетов за коммунальные услуги с арендой на месте, которая не разрешает выставление счетов за коммунальные услуги. В этих случаях это может занять несколько месяцев, пока не будут выставлены счета всех арендаторов в сообществе. Продление срока аренды и новые возможности для арендаторов приносят пользу, чтобы привести всех на борт.
> Снижение арендной платы
Чтобы ускорить процесс, некоторые владельцы предлагают снижение арендной платы, чтобы побудить арендаторов с существующей арендой подписать договор аренды. Это довольно просто оценить, какой будет средний счет за воду. Предположим, что стоимость составляет 45 долларов США. Владелец или менеджер может предложить арендную плату в размере половины суммы, скажем, $ 23, в обмен на согласие на новые условия аренды.
> Уведомление арендатора
С другой стороны, если вы не видели арендную плату в последнее время, а ваши квартиры недооценены по сравнению с конкурентами, сокращение арендной платы, вероятно, необязательно.
Вместо этого тратите свои усилия на передачу информации, которая поможет жителям понять, как будет действовать процесс выставления счетов. Дайте предварительное уведомление и попытайтесь предоставить точные оценки счетов, которые могут подготовить арендаторы. Многие владельцы проводят собрания резидентов, чтобы объяснить изменения, обсудить, как будут рассчитываться счета, и использовать стратегии сохранения полезности.
Полный список полезных советов по сохранению посетите наш веб-сайт.
> Типичные проблемы арендатора
Вы можете ожидать, что арендаторы будут интересоваться возрастом и эффективностью бытовых приборов, систем отопления, вентиляции и кондиционирования воздуха и других коммунальных услуг, установленных в вашем жилом комплексе. Арендаторы признают, что неэффективные радиаторы плинтусов, негерметичные краны, сквозные окна и т. Д. Приведут к тому, что их счета будут выше.
Владельцы квартир могут поощрять покупку арендаторов, устанавливая в энергоблоках более энергоэффективное оборудование - например, с потолочным душем, кранами и туалетами - до запуска программы выставления счетов.
11. Критическая точность и своевременность
Независимо от того, отправляете ли вы коммунальные услуги самостоятельно или используете сторонний поставщик услуг, точность и своевременность выставления счетов имеют решающее значение для плавной и эффективной программы возмещения затрат. Самый простой способ сорвать жителей и вызвать множество сердитых звонков - это рассылать счета, которые были рассчитаны неправильно или последовательно опоздали.
> Под-и надбавка
Если вы недоплатите арендаторам, это уменьшит ваше возмещение затрат, и вы потеряете деньги. Переоценка является незаконной и может вызвать проблемы с вашей местной и государственной комиссией по коммунальным услугам (PUC).
Поздние счета также замедляют ваши усилия по сбору платежей и действительно лишают арендаторов, потому что обычно срок погашения остается прежним, и теперь у них меньше времени на оплату. Биллинг работает лучше всего, когда он согласован, повторяем и ожидаем. Создайте расписание и придерживайтесь его. Внедрение процессов контроля качества для обеспечения точности счетов.
12. Резидентная поддержка имеет решающее значение.
Приложите все усилия для своевременного и точного выставления счетов, но имейте в виду, что возникнут проблемы, и арендаторы обратятся за помощью. Предоставление дружественной, отзывчивой, профессиональной поддержки арендатора имеет решающее значение для успешной работы по выставлению счетов. Для этого вашему персоналу службы поддержки потребуется доступ к биллинговой информации, счетам счетчика, формулам выставления счетов, показаниям счетчика (для подпогруженных свойств), тарифам на коммунальные услуги и пониманию правил и законов, которые регулируют ваш язык.
Своевременное и профессиональное обслуживание
Если есть одна область, которая постоянно вызывает недовольство арендатора, он не может достичь живого человека в разумные сроки, который может грамотно отвечать на вопросы и исправлять проблемы. Использование стороннего поставщика биллинга, который не отвечает на запросы, быстро приведет к тому, что арендаторы будут обращаться к управлению персоналом, занимая время и удерживая их от других приносящих доход задач.
Возможно, вы услышите только от арендаторов, если возникла проблема с выставлением счетов. Однако при правильных инструментах и обучении каждое взаимодействие может быть положительным, связанным с отношениями.
13. Улучшение освобождения от возмещения затрат
Свободное возмещение затрат - это длинный термин для простой идеи. Когда арендатор покидает подразделение и уведомляет коммунальную компанию о прекращении выставления счетов, это обычная процедура, согласно которой компания будет предоставлять «непрерывное обслуживание» устройству. Счета автоматически переходят к владельцу. Это гарантирует, что квартира остается нагретой или охлажденной, доступны огни, а морозильник не оттаивает.
Когда новый арендатор переезжает, если он / она не свяжется с коммунальной компанией для обновления платежной информации, владелец платит за это лицо. Понятно, что для владельцев и менеджеров, работающих сотнями подразделений, это может быть дорогостоящей лазейкой.
Нецелевое возмещение затрат нацелено на активное управление этим процессом путем сопоставления обновлений с прокатом ренты на еженедельной или ежедневной основе, с оплатой счетов владельца. Когда квартиры меняют руки, они нажимают, что владелец или менеджер отслеживают и подтверждают, что учетные записи утилиты были переданы правильно. Лучше всего устанавливать штрафные санкции, чтобы арендаторы были финансово намеревались действовать незамедлительно.
14. Управление и распределение платежных данных
С помощью любой программы восстановления стоимости коммунальных услуг вы будете генерировать и управлять множеством данных. Владельцы преимущественно используют системы управления имуществом для записи информации, связанной с арендатором, но многие из этих приложений не имеют возможности биллинга. Если вы переопределили свойство, возможно, вы будете использовать третью систему для сбора данных потребления.
Информация, хранящаяся или созданная одной системой, часто требуется другой, и существует постоянная потребность в обмене данными. Например, чтобы рассчитать счета, вам понадобится:
- Магистральные счета
- Данные использования
- Обновлена информация о перемещении / перемещении.
После того, как вы отправите счета, вы захотите обновить свою систему управления имуществом суммами, которые вы выставили резидентам. Когда вы собираете платежи, эта информация также должна быть записана. Заключительный шаг обычно заключается в согласовании банковского счета, биллинга и платежной информации в системе учета.
Если вам нужно вручную вводить одни и те же данные в несколько приложений, вероятность ошибок ввода и ошибок увеличивается. Кроме того, это процесс времени и трудоемкости. Поскольку большинство программных приложений имеют способы импорта / экспорта данных, небольшое программирование может значительно ускорить процесс переноса, что сэкономит ваше время и силы.
15. Использование сервис-провайдеров услуг биллинга
За исключением очень больших комплексов, более выгодно использовать стороннюю биллинговую компанию, которая будет управлять практически всеми аспектами процесса выставления счетов за коммунальные услуги и существенно снизить нагрузку на владельца / менеджера. В дополнение к экономии средств и освобождению персонала, поставщики биллинга предлагают другие услуги с добавленной стоимостью, такие как:
- Биллинг, управление и отчетность на основе веб-сервисов
- Онлайн-оплата и электронная рассылка
- Конвергентное выставление счетов и бесплатное восстановление затрат
- Анализ данных и многое другое.
В штатах, где разрешено передавать номинальную плату за услуги арендаторам, читать, отправлять счета и / или собирать платежи, с использованием поставщика услуг стоимость владельца не взимается. В других штатах не разрешается пропускать плату за выставление счетов, и владелец должен уплатить плату за обслуживание.
Некоторые распространенные проблемы, связанные с поставщиками биллинга:
- Поздние и неточные счета
- Невосприимчивое управление и поддержка резидента
- Высокие тарифы.
При использовании поставщика биллинга мы рекомендуем расспросить об этих проблемах, позвонить в службу поддержки и провести тщательное собеседование. Обязательно обсудите гарантии эффективности, которые оценивают финансовое наказание, если поставщик не выполнит условия соглашения.
Свяжитесь с нами, и мы отправим вам копию: Соображения при работе с сторонним поставщиком биллинга. "
Бонус: анализ статистических данных, применяемых к оплате счетов коммунальных услуг
Субметрированные свойства предлагают невероятные возможности для снижения потребления коммунальных услуг и экономии энергии. Существует множество полезных данных, которые можно добывать из данных об использовании, если вы знаете, как и где искать. Рассмотрим случай жилого комплекса, дозируемого водой. С помощью правильных инструментов владельцы могут отслеживать шаблоны использования и обнаруживать утечки воды практически в режиме реального времени. Это может предотвратить материальный ущерб и сэкономить на тендерах ненужные расходы.
Или рассмотрите комплекс апартаментов, который имеет систему центрального отопления, подключенную к радиаторам на основной плите, и измеряется с использованием оборудования для распределения тепла. Анализируя, как арендаторы используют тепло, вы можете более точно ориентировать свои усилия по сбережениям, снизить затраты на коммунальные услуги и экономить деньги владельцев и резидентов.
Существуют отличные возможности для дальнейшего повышения рентабельности вашего многосемейного комплекса с помощью аналитики для снижения затрат и предотвращения отходов.
